Offerte: Definition, Aufbau, Beispiel — der komplette Leitfaden

Was eine Offerte ist, was zwingend hineingehört, wie sie aufgebaut wird und woran die meisten scheitern. Der Überblicksartikel mit Beispiel, Checkliste und Vertiefungen.

Die Offerte ist das wichtigste Verkaufsdokument eines Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebs. Sie entscheidet, ob aus einer Anfrage ein Auftrag wird — und zwar nicht nur über den Preis, sondern über Verständlichkeit, Tempo und Auftritt. Dieser Leitfaden fasst zusammen, was eine Offerte ist, was hineingehört, wie sie aufgebaut wird und wo die typischen Fehler liegen. Für die einzelnen Themen finden Sie jeweils die vertiefenden Artikel.

Was ist eine Offerte?

Eine Offerte ist ein schriftliches Angebot: Sie beschreiben eine Leistung, nennen einen Preis und binden sich für eine bestimmte Zeit daran. Nimmt der Kunde innerhalb der Gültigkeitsfrist an, kommt der Vertrag zu genau diesen Bedingungen zustande. In der Schweiz ist «Offerte» der übliche Begriff; in Deutschland und Österreich heisst dasselbe Dokument «Angebot». Gemeint ist die gleiche Sache.

Daraus folgt das Wichtigste an einer Offerte: Sie muss so präzise sein, dass Sie zu dem stehen können, was darin steht. Alles, was nicht drinsteht, ist nicht offeriert — und alles, was unklar formuliert ist, wird im Streitfall gegen den ausgelegt, der es geschrieben hat.

Offerte, Kostenvoranschlag, Richtofferte

Die drei Begriffe werden im Alltag vermischt, unterscheiden sich aber in der Verbindlichkeit. Die Offerte ist ein verbindliches Angebot zum Festpreis. Der Kostenvoranschlag ist eine fachkundige Schätzung für Arbeiten, deren Umfang sich vorab nicht exakt bestimmen lässt. Die Richtofferte mischt beides: Festpreise für das Kalkulierbare, klar gekennzeichnete Aufwandspositionen für den Rest.

Was in jede Offerte gehört

• Ihre vollständigen Firmenangaben inklusive MwSt.-Nummer, falls Sie steuerpflichtig sind.
• Die vollständige Adresse des Kunden — bei Firmen mit Ansprechperson.
• Eine eindeutige Offertnummer und das Ausstellungsdatum.
• Einen Bezug auf die Anfrage: Besichtigung vom, Telefonat vom, Anfrage über die Website vom.
• Die Positionen: Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Positionstotal.
• Zwischensumme, MwSt. mit Satz und Betrag, Gesamttotal.
• Die Gültigkeitsdauer — üblich sind 30 Tage.
• Den geplanten Ausführungszeitraum oder die Lieferfrist.
• Zahlungskonditionen und, falls relevant, Akontozahlungen.
• Was nicht enthalten ist: Entsorgung, Gerüst, Vorarbeiten Dritter, bauseitige Leistungen.

Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und verursacht am meisten Ärger. Eine Offerte definiert sich nicht nur über das, was sie enthält, sondern ebenso über das, was sie ausdrücklich ausschliesst.

Der Aufbau, der sich bewährt hat

1. 01Kopf: Ihre Firma, Kundenadresse, Offertnummer, Datum.
2. 02Betreff und Einleitungssatz mit Bezug auf die Anfrage.
3. 03Positionsliste, sortiert nach Ablauf der Arbeiten — nicht nach Preis.
4. 04Summenblock mit Zwischensumme, MwSt. und Total.
5. 05Bedingungen: Gültigkeit, Termin, Zahlung, Ausschlüsse.
6. 06Abschluss mit einem klaren nächsten Schritt: annehmen, zurückrufen, Termin vereinbaren.

Was diese Zeile gut macht: Der Kunde sieht, was gemacht wird, mit welchem Material, in welchem Umfang und zu welchem Ansatz. Er kann den Preis nachrechnen und mit einer Konkurrenzofferte vergleichen. «Malerarbeiten pauschal CHF 3200.00» kann er nur glauben oder ablehnen.

Die Rechenteile: MwSt., Rabatt, Rundung

Für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe gilt in der Schweiz der Normalsatz von 8.1 Prozent. Der reduzierte Satz von 2.6 Prozent und der Sondersatz für Beherbergung von 3.8 Prozent spielen nur in speziellen Branchen eine Rolle. Wichtig ist, dass Sie sichtbar machen, ob Ihre Einzelpreise inklusive oder exklusive MwSt. sind — und dass alte Vorlagen nicht noch mit 7.7 Prozent rechnen.

Die häufigsten Fehler

• Zu spät: Wer drei Tage nach der Anfrage offeriert, verliert gegen den, der am nächsten Tag liefert.
• Zu pauschal: Eine einzige Sammelposition macht die Offerte unvergleichbar und angreifbar.
• Kein Gültigkeitsdatum: Der Preis von vor acht Monaten wird plötzlich eingefordert.
• Keine Ausschlüsse: Entsorgung, Gerüst und Vorarbeiten werden vorausgesetzt — von beiden Seiten unterschiedlich.
• Kein nächster Schritt: Die Offerte endet mit «Für Rückfragen stehen wir zur Verfügung» und dann passiert nichts mehr.

Von der Offerte zum Auftrag

Eine versendete Offerte ist kein Auftrag. Zwischen beiden liegen zwei Dinge: die Annahme durch den Kunden und Ihr Nachfassen, falls sie ausbleibt. Wer nach fünf bis sieben Tagen einmal freundlich nachfasst, gewinnt einen spürbaren Teil der Offerten zurück, die sonst kommentarlos liegen bleiben — nicht weil der Kunde abgesagt hätte, sondern weil er es schlicht nicht erledigt hat.

Genauso wichtig ist, wie die Annahme festgehalten wird. Ein Telefonat mit «Machen Sie mal» ist als Nachweis weniger wert als eine dokumentierte Zustimmung mit Datum. Eine Online-Annahme per Link erledigt das automatisch, ohne dass jemand etwas ausdrucken, unterschreiben und einscannen muss.