Offerte Vorlage: die Struktur zum Übernehmen für Word, Excel und PDF
Eine Offerten-Vorlage, die Sie direkt nachbauen können: alle Felder in der richtigen Reihenfolge, mit Beispieltexten, Hinweisen zu Word und Excel — und den Grenzen von Vorlagen.
Eine gute Offerten-Vorlage ist kein hübsches Layout, sondern eine vollständige Struktur: Jedes Feld, das Sie später vermissen würden, ist bereits da. Hier ist die Vorlage in Textform — Sie können sie eins zu eins in Word oder Excel nachbauen oder als Prüfschema über Ihre bestehende Vorlage legen.
Block 1: Kopf
- Firmenname, Adresse, PLZ und Ort, Telefon, E-Mail, Website.
- MwSt.-Nummer, sofern Sie steuerpflichtig sind.
- Logo oben links oder oben rechts, in guter Auflösung.
- Kundenadresse im Adressfeld: Firma, Ansprechperson, Strasse, PLZ und Ort.
- Ort und Datum, Offertnummer, allenfalls Ihre Sachbearbeitung.
Block 2: Betreff und Einstieg
Betreff: Offerte OFF-2026-0042 — Malerarbeiten Wohnung Musterstrasse 12, Bern. Einstieg: «Guten Tag Frau Muster, vielen Dank für Ihre Anfrage und die Besichtigung vom 3. September 2026. Gerne unterbreiten wir Ihnen die folgende Offerte.»
Der Bezug auf Besichtigung oder Anfrage ist mehr als Höflichkeit: Er legt fest, auf welchen Sachverhalt sich die Offerte stützt. Wenn später etwas anders ist als besprochen, haben Sie einen Anknüpfungspunkt.
Block 3: Die Positionstabelle
Sechs Spalten reichen: Pos., Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis, Total. Die Beschreibung darf zwei Zeilen haben — lieber ein Satz mehr als eine Rückfrage später. Sortieren Sie nach Ablauf der Arbeiten, nicht nach Betrag.
Pos. 1 — Abdecken und Abkleben von Böden, Fenstern und Einbauten, pauschal, 1 Pauschal, CHF 280.00, CHF 280.00. Pos. 2 — Wände zweimal streichen, Dispersion weiss matt, 86.00 m2, à CHF 18.50, CHF 1591.00.
Block 4: Summen
- Zwischensumme (Summe aller Positionen).
- Allfälliger Rabatt in Prozent und Betrag, klar bezeichnet.
- MwSt. mit Satz und Betrag, zum Beispiel «MwSt. 8.1 %: CHF 151.63».
- Gesamttotal, optisch hervorgehoben.
Block 5: Konditionen
«Diese Offerte ist gültig bis am 7. Oktober 2026. Die Ausführung erfolgt nach Absprache, voraussichtlich in Kalenderwoche 42. Zahlungskondition: 30 Tage netto. Nicht enthalten sind Entsorgungskosten Dritter sowie allfällige Vorarbeiten am Untergrund; diese werden nach Aufwand verrechnet.»
Block 6: Abschluss
«Wir freuen uns, wenn wir die Arbeiten für Sie ausführen dürfen. Für die Annahme genügt eine kurze Rückmeldung per E-Mail oder Telefon — gerne bespreche ich vorab auch offene Punkte mit Ihnen. Freundliche Grüsse»
Vorlage in Word oder in Excel?
Word ist stärker beim Text und beim Erscheinungsbild, rechnet aber nicht zuverlässig — Summen werden von Hand nachgetragen und geraten dabei in Vergessenheit. Excel rechnet zuverlässig, sieht aber schnell nach Tabelle aus und macht mehrseitige Dokumente mühsam. Die verbreitetste Kombination ist deshalb: kalkulieren in Excel, ausgeben in Word, exportieren als PDF — mit dem bekannten Risiko, dass die beiden Dateien auseinanderlaufen.
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Die Grenze jeder Vorlage
Eine Vorlage löst das Layout-Problem, aber nicht die drei Probleme dahinter: Sie zählt die Offertnummer nicht hoch, sie kennt Ihre Preise nicht, und sie sagt Ihnen nach zwei Wochen nicht, welche Offerte unbeantwortet ist. Genau an dieser Grenze beginnt der Nutzen einer Offerten-Software — davor ist eine saubere Vorlage vollkommen ausreichend.
So macht es Offerten.app
Offerten.app ersetzt die Vorlage durch ein Dokument, das sich selbst ausfüllt: Kopf und Konditionen sind hinterlegt, Positionen kommen aus dem Katalog, Nummer, Datum und Summen setzt das System. Das PDF sieht bei jeder Offerte gleich aus — auch wenn drei verschiedene Personen offerieren.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Offerten-Vorlage?
Kopf mit Firmen- und Kundenangaben, Offertnummer und Datum, Betreff mit Bezug auf die Anfrage, Positionstabelle mit Menge, Einheit und Preis, Summenblock mit MwSt., Konditionen mit Gültigkeit und Ausschlüssen sowie ein Abschluss mit klarem nächstem Schritt.
Gibt es eine kostenlose Offerten-Vorlage?
Die Struktur in diesem Artikel können Sie frei in Word oder Excel nachbauen — sie enthält alle Felder, die eine vollständige Schweizer Offerte braucht.
Word oder Excel für Offerten?
Word für Text und Erscheinungsbild, Excel für die Rechnung. Wer beides kombiniert, hat zwei Dateien, die auseinanderlaufen können — das ist der häufigste Anlass, auf eine Software zu wechseln.