Offerte erstellen: die Anleitung in acht Schritten — mit Checkliste

Von der Anfrage bis zur versendeten Offerte: acht Schritte, die jede Offerte vollständig und vergleichbar machen. Inklusive Checkliste zum Abhaken und typischen Stolperstellen.

Eine Offerte zu erstellen ist keine Kunst, sondern Handwerk: Es gibt eine Reihenfolge, die funktioniert, und ein paar Stellen, an denen es regelmässig schiefgeht. Diese Anleitung führt durch die acht Schritte — von der Anfrage bis zum Versand — und endet mit einer Checkliste, die Sie vor jedem Versand durchgehen können.

Schritt 1: Die Anfrage vollständig verstehen

Bevor Sie eine Zeile schreiben, muss klar sein, was der Kunde eigentlich will. Fehlende Angaben sind der häufigste Grund für Offerten, die zweimal geschrieben werden müssen. Fragen Sie nach, bevor Sie kalkulieren: Was genau, wie viel, wo, bis wann, und was ist bereits vorhanden?

Bei allem, was nicht trivial ist, gilt: Besichtigung schlägt Telefonat. Zwanzig Minuten vor Ort sparen zwei Nachträge und eine unangenehme Diskussion auf der Baustelle.

Schritt 2: Umfang abgrenzen

Schreiben Sie auf, was zur Leistung gehört — und was ausdrücklich nicht. Entsorgung, Gerüst, Vorarbeiten, Strom und Wasser vor Ort, Möbel rücken, Reinigung nach den Arbeiten: All das wird gerne stillschweigend vorausgesetzt, von jeder Seite anders.

Schritt 3: In Positionen zerlegen

Jede Position beschreibt eine abgrenzbare Leistung mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Zerlegen Sie so fein, dass der Kunde nachvollziehen kann, wofür er zahlt — aber nicht so fein, dass die Offerte zur Materialliste wird. Fünf bis fünfzehn Positionen sind für die meisten Aufträge die richtige Grössenordnung.

Schritt 4: Preise ansetzen

Material, Arbeitszeit, Fahrzeit, Kleinmaterial, Risikozuschlag. Der häufigste Kalkulationsfehler in kleinen Betrieben ist die vergessene Nebenzeit: Anfahrt, Einrichten, Aufräumen, Materialbeschaffung. Wer nur die reine Ausführungszeit rechnet, arbeitet strukturell zu billig.

Schritt 5: Summen und MwSt.

Zwischensumme, allfälliger Rabatt, MwSt. mit Satz und Betrag, Gesamttotal. Machen Sie kenntlich, ob die Einzelpreise inklusive oder exklusive Steuer sind. Für Handwerks- und Dienstleistungsbetriebe gilt in der Schweiz in der Regel der Normalsatz von 8.1 Prozent.

Schritt 6: Konditionen festlegen

• Gültigkeitsdauer der Offerte, üblich 30 Tage.
• Geplanter Ausführungszeitraum oder Lieferfrist.
• Zahlungskonditionen, allenfalls Akontozahlungen bei grösseren Aufträgen.
• Ausschlüsse und bauseitige Leistungen aus Schritt 2.

Schritt 7: Gegenlesen

Lesen Sie die Offerte einmal aus Sicht des Kunden: Versteht jemand ohne Fachwissen, was er bekommt? Stimmen Name und Adresse — besonders, wenn die Offerte aus einem Vorgängerdokument entstanden ist? Rechnen die Summen? Ein Tippfehler im Namen des Kunden kostet mehr Vertrauen als ein Prozent Preisunterschied.

Schritt 8: Versenden mit klarem nächstem Schritt

Versenden Sie am selben oder nächsten Tag. Schreiben Sie in die Mail einen Satz dazu, was der Kunde tun soll: annehmen, zurückrufen, oder einen Termin abmachen. Eine Offerte ohne nächsten Schritt bleibt liegen — nicht aus Ablehnung, sondern aus Alltag.

Checkliste vor dem Versand

• Firmenangaben und MwSt.-Nummer vollständig?
• Kundenname und Adresse korrekt — und wirklich aktualisiert?
• Offertnummer eindeutig, Datum aktuell?
• Bezug auf Anfrage oder Besichtigung vorhanden?
• Alle Positionen mit Menge, Einheit, Einzelpreis und Total?
• MwSt. mit Satz und Betrag ausgewiesen?
• Gültigkeitsdatum gesetzt?
• Ausschlüsse und bauseitige Leistungen benannt?
• Ausführungszeitraum genannt?
• Klarer nächster Schritt im Abschlusssatz?