Offerte nachfassen: Wann, wie oft und mit welchen Worten
Die meisten Offerten scheitern nicht am Preis, sondern am fehlenden Nachfassen. Der richtige Zeitpunkt, die richtige Formulierung — und was Sie besser lassen.
Offerte versendet — und dann? Genau hier entscheidet sich, ob aus Arbeit Umsatz wird. Viele Betriebe fassen gar nicht nach («ich will nicht aufdringlich sein») oder viel zu spät («da war doch noch was»). Beides kostet Aufträge, die eigentlich schon halb gewonnen waren. Denn ein Kunde, der eine Offerte angefordert hat, will kaufen — die Frage ist nur, bei wem.
Warum Nachfassen kein Betteln ist
Drehen Sie die Perspektive: Der Kunde hat drei Offerten auf dem Tisch, dazu Job, Familie, Alltag. Dass er sich nicht meldet, heisst selten «kein Interesse» — meistens heisst es «noch nicht dazugekommen». Ein freundlicher Anruf oder eine kurze Mail ist dann keine Störung, sondern Service: Sie nehmen dem Kunden eine offene Aufgabe ab. Wer nachfasst, signalisiert ausserdem: Dieser Betrieb ist auch nach Auftragserteilung erreichbar.
Der richtige Zeitpunkt
- Nach 3 bis 5 Werktagen: erste, kurze Nachfrage. Freundlich, ohne Druck — «Ist die Offerte gut angekommen? Gibt es Fragen dazu?»
- Nach 10 bis 14 Tagen: zweite Nachfrage, jetzt mit sanftem Anlass — etwa freie Termine («Wir hätten in KW 41 noch Kapazität») oder das nahende Gültigkeitsdatum.
- Kurz vor Ablauf der Offerte: letzter Hinweis. Danach dürfen Sie das Thema guten Gewissens ablegen.
Ein unschätzbarer Vorteil ist zu wissen, ob der Kunde die Offerte überhaupt geöffnet hat. Wurde sie gestern angesehen, ist heute der perfekte Moment für den Anruf — das Thema ist beim Kunden gerade präsent. Wurde sie nie geöffnet, ist Ihre erste Frage eine andere: «Ist die Offerte bei Ihnen angekommen?» Vielleicht steckt sie im Spam-Ordner.
Formulierungen, die funktionieren
«Guten Tag Frau Meier — ich wollte kurz nachfragen, ob unsere Offerte für die Badsanierung gut angekommen ist und ob Fragen dazu offen sind. Gerne gehe ich die Punkte auch telefonisch mit Ihnen durch.»
«Guten Tag Frau Meier — wir planen gerade die kommenden Wochen und hätten ab dem 12. Oktober freie Kapazität für Ihr Projekt. Falls Sie noch offene Punkte zur Offerte haben, melden Sie sich gerne — ich reserviere Ihnen das Zeitfenster unverbindlich bis Ende Woche.»
«Guten Tag Frau Meier — unsere Offerte ist noch bis am 30. September gültig. Danach müssten wir die Preise neu rechnen. Wenn Sie den Auftrag ausführen möchten, genügt eine kurze Rückmeldung.»
Was Sie besser lassen
- Vorwürfe («Sie haben sich nicht gemeldet») — erzeugt nur Abwehr.
- Sofort Rabatt anbieten — das entwertet Ihre Offerte und trainiert Kunden aufs Warten.
- Zu häufiges Nachfassen — mehr als drei Kontakte wirken tatsächlich aufdringlich.
- Nachfassen ohne System — wer sich auf sein Gedächtnis verlässt, verliert die Hälfte.
Das System schlägt das Gedächtnis
Der grösste Fehler ist keiner der obigen — es ist das Vergessen. Wer zehn offene Offerten im Kopf jonglieren muss, verliert den Überblick spätestens in der ersten strengen Woche. Was hilft: ein Ort, an dem alle offenen Offerten mit Status sichtbar sind — versendet, angesehen, entschieden. Dann wird Nachfassen von einer Gedächtnisleistung zu einem Fünf-Minuten-Ritual am Morgen.
So macht es Offerten.app
Offerten.app zeigt Ihnen pro Offerte den Verlauf: wann versendet, wann vom Kunden angesehen, wann entschieden. Ihre Übersicht listet alles, was beim Kunden liegt — inklusive offenem Volumen in Franken. So sehen Sie jeden Morgen in einer Minute, wo sich ein Anruf lohnt.