Offerte per E-Mail senden: Betreff, Begleittext und Anhang
Die E-Mail entscheidet mit, ob die Offerte geöffnet und beantwortet wird. Betreffzeilen, die funktionieren, ein Begleittext zum Übernehmen — und warum der PDF-Anhang allein zu wenig ist.
Die Offerte ist fertig, das PDF liegt bereit — und dann wird die Mail in dreissig Sekunden hingeschrieben. Dabei entscheidet sie mit, ob das Dokument überhaupt geöffnet wird. Eine Offerte, die im Postfach untergeht, ist genauso verloren wie eine, die zu teuer war.
Der Betreff
Der Betreff muss zwei Dinge leisten: sofort erkennbar machen, worum es geht, und später wiederauffindbar sein. Beides erreichen Sie mit Dokumentart, Nummer und Stichwort zum Objekt.
- Gut: «Offerte OFF-2026-0042 — Malerarbeiten Musterstrasse 12»
- Gut: «Ihre Offerte für die Badsanierung, wie besprochen»
- Schlecht: «Offerte» — nicht wiederauffindbar, wenn drei Anbieter dasselbe schreiben.
- Schlecht: «Anfrage» oder «Unterlagen» — sagt nichts und wirkt wie Werbung.
Der Begleittext
Kurz, konkret, mit einem klaren nächsten Schritt. Drei bis fünf Sätze reichen. Wiederholen Sie nicht den Inhalt der Offerte — der Kunde soll sie öffnen, nicht in der Mail lesen.
«Guten Tag Frau Muster, gerne sende ich Ihnen wie besprochen unsere Offerte für die Malerarbeiten in Ihrer Wohnung. Der Gesamtbetrag liegt bei CHF 4448.32 inkl. MwSt., die Ausführung wäre in Kalenderwoche 42 möglich. Die Offerte ist bis am 8. Oktober gültig. Wenn etwas unklar ist oder Sie eine Position anders möchten, rufen Sie mich gerne an — sonst genügt für die Annahme eine kurze Rückmeldung. Freundliche Grüsse, Peter Muster, 031 123 45 67»
Warum der Betrag in der Mail steht: Der Kunde weiss sofort, ob er im Rahmen ist. Wer den Preis versteckt, erhöht nicht die Abschlusschance, sondern die Wahrscheinlichkeit, dass die Mail ungeöffnet liegen bleibt.
Anhang, Link — oder beides
Ein PDF im Anhang ist der Standard und sollte immer dabei sein: Es lässt sich ablegen, weiterleiten und ausdrucken. Ein zusätzlicher Link zur Offerte im Browser hat drei Vorteile: Er funktioniert auch, wenn der Anhang im Spamfilter hängen bleibt, er ist auf dem Handy besser lesbar, und er erlaubt die Annahme mit einem Klick.
- Dateiname sprechend wählen: «Offerte-OFF-2026-0042-Malerarbeiten.pdf» statt «Dokument1.pdf».
- Dateigrösse im Blick behalten — grosse Fotostrecken landen im Spamfilter.
- Nie mehrere Versionen im selben Mail anhängen; genau eine gültige Offerte.
Zeitpunkt
Am selben oder nächsten Arbeitstag versenden. Innerhalb der Bürozeit erhalten Mails erfahrungsgemäss schneller eine Antwort als solche, die um 23 Uhr eintreffen — und Freitagnachmittag ist der schlechteste Zeitpunkt für ein Dokument, das eine Entscheidung verlangt.
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So macht es Offerten.app
In Offerten.app gehen PDF und Kundenlink in einem Schritt raus. Der Betreff wird mit Offertnummer und Betreffzeile vorbelegt, der Begleittext ist als Standardtext hinterlegt und pro Offerte anpassbar. Sie sehen anschliessend, ob der Kunde die Offerte geöffnet hat.
Häufige Fragen
Was schreibe ich in die E-Mail zur Offerte?
Drei bis fünf Sätze: Bezug auf das Gespräch, Gesamtbetrag, möglicher Ausführungstermin, Gültigkeitsdatum und ein klarer nächster Schritt für die Annahme. Der Inhalt der Offerte gehört in die Offerte, nicht in die Mail.
Soll der Preis in der E-Mail stehen?
Ja. Der Kunde erkennt sofort, ob er im Rahmen ist. Einen versteckten Preis liest er nicht als Spannungsbogen, sondern als Grund, die Mail später anzuschauen.
PDF anhängen oder Link schicken?
Am besten beides: Das PDF zum Ablegen und Weiterleiten, der Link für die Ansicht auf dem Handy und die Annahme mit einem Klick.