Offerte als PDF: worauf es beim Dokument ankommt, das der Kunde wirklich sieht
Das PDF ist Ihr Auftritt beim Kunden. Was ein gutes Offerten-PDF ausmacht, welche Fehler auf dem Handy auffallen und wie Dateiname, Grösse und Aufbau die Antwortquote beeinflussen.
Von Ihrer ganzen Offerten-Arbeit sieht der Kunde genau ein Ergebnis: das PDF. Es ist gleichzeitig Preisangebot, Visitenkarte und Entscheidungsgrundlage — und wird in den meisten Fällen zuerst auf einem Handybildschirm geöffnet. Das ändert einiges an dem, was ein gutes Offertendokument ausmacht.
Die erste halbe Seite entscheidet
Wer die Offerte auf dem Handy öffnet, sieht zunächst nur den oberen Teil der ersten Seite. Dort müssen vier Dinge stehen: von wem die Offerte kommt, für wen sie ist, worum es geht und welche Nummer sie trägt. Ein Deckblatt mit grossem Logo und ohne Information verschiebt genau das nach hinten.
Was ein gutes Offerten-PDF ausmacht
- Schriftgrösse mindestens 10 Punkt — auf dem Handy ist alles darunter unlesbar.
- Positionstabelle mit klaren Spalten und genug Zeilenabstand, keine gedrängte Excel-Optik.
- Total optisch hervorgehoben, aber nicht in Werbeschrift.
- Seitenzahlen und Offertnummer in der Fusszeile jeder Seite — wichtig, sobald ausgedruckt wird.
- Firmenangaben und Kontakt auf der ersten Seite, nicht nur im Impressumsblock am Schluss.
- Ein Dokument, keine Sammlung: Anhänge, Pläne und Fotos gehören ans Ende derselben Datei.
Die häufigsten handwerklichen Fehler
- 01Zerschossenes Layout, weil Word beim PDF-Export anders umbricht als am Bildschirm. Immer das exportierte PDF kontrollieren, nicht die Word-Ansicht.
- 02Positionen, die über einen Seitenumbruch reissen — Beschreibung oben, Preis auf der nächsten Seite.
- 03Logo in schlechter Auflösung, das beim Drucken ausfranst.
- 04Datei mit 14 MB, weil Fotos unkomprimiert eingebettet sind. Solche Mails landen im Spamfilter.
- 05Dateiname «Offerte_final_v3_NEU.pdf» — der Kunde legt das ab und findet es nie wieder.
Der Dateiname
Er ist ein unterschätztes Detail: Der Kunde speichert die Datei, und Monate später sucht er danach. «Offerte-OFF-2026-0042-Malerarbeiten-Musterstrasse.pdf» ist auffindbar, sagt Ihren Firmennamen nicht zwingend — deshalb gehört er nach vorne, wenn Sie mit mehreren Anbietern verglichen werden: «Mustermaler-Offerte-OFF-2026-0042.pdf».
Warum das PDF allein nicht mehr reicht
Ein PDF ist ein abgeschlossenes Dokument: Es kann gelesen, gespeichert und gedruckt werden — mehr nicht. Um es anzunehmen, muss der Kunde antworten, ausdrucken oder unterschreiben. Genau an dieser Stelle bleiben Offerten liegen. Deshalb versenden immer mehr Betriebe zusätzlich einen Link zur Offerte im Browser: gleiches Dokument, aber mit einer Schaltfläche zum Annehmen.
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So macht es Offerten.app
Offerten.app erzeugt aus jeder Offerte ein einheitliches PDF mit Ihrem Logo im Kopf, sauberer Positionstabelle und Seitenzahl in der Fusszeile — plus einen Kundenlink mit derselben Offerte im Browser und der Möglichkeit, direkt anzunehmen.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine Offerte als PDF?
Aus Word oder Excel über den PDF-Export, aus einer Offerten-Software direkt. Wichtig ist in beiden Fällen, das exportierte PDF zu kontrollieren: Seitenumbrüche, Schriftgrösse und Logo-Auflösung sehen im Export oft anders aus als am Bildschirm.
Wie gross darf eine Offerte als PDF sein?
Unter fünf Megabyte bleiben Sie auf der sicheren Seite. Grössere Dateien mit unkomprimierten Fotos werden häufiger von Spamfiltern zurückgehalten.
Reicht ein PDF, oder braucht es einen Link?
Das PDF ist der Standard und sollte immer dabei sein. Ein zusätzlicher Link erhöht die Chance, dass die Offerte auf dem Handy gelesen und direkt angenommen wird.