Word, Excel oder Offerten-Software? Was Offerten wirklich kosten

Word ist gratis — auf der Rechnung. Ein ehrlicher Vergleich der drei Wege, Offerten zu schreiben: Zeitaufwand, Fehlerquellen, Wirkung beim Kunden und Kosten.

Fast jeder Betrieb startet mit einer Word-Vorlage. Das ist völlig vernünftig — bis zu dem Punkt, an dem regelmässig offeriert wird. Ab dann stellt sich die Frage: bei Word bleiben, eine grosse Bürosoftware anschaffen oder ein spezialisiertes Werkzeug nutzen? Hier ist der ehrliche Vergleich, ohne Schönfärberei in eine der drei Richtungen.

Weg 1: Word und Excel

Die Stärke: keine Kosten auf dem Papier, volle Freiheit, jeder kennt es. Die Schwäche zeigt sich mit jeder weiteren Offerte: Sie kopieren eine alte als Vorlage (samt alter Preise und alter Fehler), rechnen Summen von Hand oder mit fragilen Formeln, pflegen die MwSt. manuell und verlieren den Überblick, was draussen ist. Eine Offerte dauert so realistisch 30 bis 60 Minuten — plus das Risiko, dass eine Zahl nicht stimmt.

Der versteckte Kostenblock ist die Nachverfolgung: Word weiss nicht, welche Offerten offen sind, wer geöffnet hat und wo Nachfassen lohnt. Diese Arbeit übernimmt Ihr Gedächtnis — bis es in einer strengen Woche überläuft.

Weg 2: Die grosse Bürosoftware

Suiten mit Buchhaltung, Lager, Lohn und CRM können viel — und genau das ist ihr Problem für kleine Betriebe. Sie bezahlen Module, die Sie nie öffnen, die Einarbeitung dauert Tage bis Wochen, und die Offerten-Funktion ist oft ein Nebenmodul mit der Bedienlogik eines Buchhaltungsprogramms. Preislich liegen solche Lösungen häufig bei CHF 100 und mehr pro Monat, teils pro Benutzer, teils mit Jahresvertrag.

Wann sich das trotzdem lohnt: wenn Sie die Suite wirklich als Ganzes nutzen — Buchhaltung inklusive — und jemanden im Betrieb haben, der sie beherrscht. Für den reinen Offertprozess ist es meist zu viel Werkzeug für zu wenig Nutzen.

Weg 3: Spezialisierte Offerten-Software

Der dritte Weg konzentriert sich auf eine Sache: den Weg von der Anfrage zur angenommenen Offerte. Preise liegen als Katalog bereit, Summen und MwSt. rechnet das System, das PDF sieht immer gleich professionell aus, der Kunde nimmt online an, und der Status jeder Offerte ist sichtbar. Eine Offerte dauert so wenige Minuten — und die Nachverfolgung wird vom Gedächtnisspiel zum Blick auf eine Liste.

Die Grenzen gehören zur Ehrlichkeit dazu: Ein spezialisiertes Werkzeug ersetzt keine Buchhaltung und kein Lager. Es ersetzt den Teil, der über Aufträge entscheidet — und lässt sich mit der bestehenden Buchhaltung kombinieren.

Die Rechnung, die zählt

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Anzahl Offerten pro Monat mal eingesparte Minuten mal Ihr Stundensatz — dagegen die Monatsgebühr. Bei 8 Offerten und 30 gesparten Minuten sind das 4 Stunden pro Monat. Der grössere Effekt steht aber nicht in dieser Rechnung: Schnellere Offerten und systematisches Nachfassen gewinnen Aufträge, die sonst der schnellere Mitbewerber holt. Ein einziger zusätzlicher Auftrag pro Jahr bezahlt die Software um ein Vielfaches.

Wann welcher Weg passt

• Word/Excel: Sie schreiben nur wenige Offerten pro Jahr und haben keinen Vergleichsdruck.
• Bürosoftware-Suite: Sie wollen Buchhaltung, Lager und Offerten zwingend in einem System und nutzen es wirklich als Ganzes.
• Spezialisierte Offerten-Software: Sie offerieren regelmässig, wollen schnell und fehlerfrei sein und den Überblick behalten — ohne sich in eine Suite einzuarbeiten.