Angebotssoftware: Funktionen, Auswahl und der Unterschied zur Offerten-Software

Angebotssoftware für Handwerk und Dienstleistung: welche Funktionen den Alltag wirklich verändern, worauf Schweizer Betriebe zusätzlich achten müssen und wie die Einführung gelingt.

Angebotssoftware und Offerten-Software bezeichnen dasselbe Werkzeug — nur mit unterschiedlichem Sprachgebrauch. In Deutschland und Österreich heisst das Dokument «Angebot», in der Schweiz «Offerte». Wer als Schweizer Betrieb nach Angebotssoftware sucht, findet deshalb häufig deutsche Produkte, die im Alltag an einer Kleinigkeit scheitern: an der Mehrwertsteuer.

Der Schweizer Stolperstein zuerst

Deutsche Angebotssoftware rechnet mit 19 und 7 Prozent, kennt das Format der deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und stellt Beträge in Euro dar. Für einen Schweizer Betrieb bedeutet das entweder ständiges Nachjustieren oder ein Dokument, das falsch rechnet. Prüfen Sie deshalb vor allem anderen drei Punkte: Sind 8.1, 2.6 und 3.8 Prozent hinterlegbar? Wird in CHF gerechnet und gerundet? Passt das Adressfeld auf Schweizer Postformat?

Alles andere kann man sich schönreden. Eine falsche Steuerzeile auf jedem Angebot kann man nicht.

Was Angebotssoftware können muss

• Stammdaten: Kunden und Ansprechpersonen mit Historie, damit Sie sehen, was dieser Kunde bereits erhalten hat.
• Leistungs- oder Artikelkatalog mit Beschreibung, Einheit, Preis und Steuersatz.
• Angebotseditor mit Positionen, Mengen, Rabatten und automatischer Summenbildung.
• Sauberes PDF mit Logo, Firmenangaben und MwSt.-Ausweis.
• Versand per E-Mail oder Link, ohne dass Sie das PDF manuell anhängen müssen.
• Statusverfolgung: erstellt, versendet, angesehen, angenommen, abgelaufen.
• Dokumentierte Annahme mit Zeitpunkt — als Nachweis, worauf man sich geeinigt hat.
• Export der eigenen Daten, jederzeit und ohne Rückfrage beim Anbieter.

Was Sie nicht brauchen, auch wenn es angeboten wird

Viele Anbieter positionieren ihre Angebotssoftware als Komplettlösung: Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Personalplanung, Buchhaltung. Für einen Betrieb mit drei bis fünfzehn Personen ist das in aller Regel zu viel. Jedes zusätzliche Modul verlangt gepflegte Daten, sonst zeigt es falsche Zahlen — und ungepflegte Module sind schlimmer als gar keine.

Die nüchterne Frage lautet: Welches Problem habe ich heute? Wenn die Antwort «meine Angebote dauern zu lange und ich verliere den Überblick» ist, dann brauchen Sie genau dafür ein Werkzeug — und nicht ein System, das zusätzlich Ihr Lager verwaltet.

Fünf Fragen an jeden Anbieter

1. 01Wo liegen meine Daten, und in welchem Rechtsraum?
2. 02Wie exportiere ich meine Kunden, Artikel und Angebote — und in welchem Format?
3. 03Was kostet der zweite, dritte, vierte Benutzer?
4. 04Kann der Kunde online annehmen, oder braucht es eine Unterschrift auf Papier?
5. 05Wie sieht ein fertiges Angebot als PDF aus? Lassen Sie sich ein echtes Beispiel zeigen, keinen Screenshot der Oberfläche.

Die Einführung entscheidet, nicht die Auswahl

Die meisten gescheiterten Software-Einführungen scheitern nicht an der Software. Sie scheitern daran, dass niemand die Stammdaten erfasst hat und deshalb weiter in Word gearbeitet wird. Planen Sie deshalb einen halben Tag für den Katalog ein — das ist die Investition, die alles Weitere trägt. Danach ist jedes Angebot eine Sache von Minuten.